Der Beruf der Veranstaltungskauffrau ist breit gefächert und in verschiedene Teilbereiche gegliedert. Komprimiert zusammengefasst kümmert sich die Kauffrau um sämtliche Belange, welche mit einem Event zu tun haben.

Der Beruf einer Veranstaltungskauffrau

Die Aufgaben einer Veranstaltungskauffrau sind unter dem Strich sehr mannigfaltig und nicht wenige Interessenten fragen sich diesbezüglich: Was macht eine Versicherungskauffrau überhaupt genau? Wie der Name dieses kaufmännischen Berufsbildes bereits verrät, kümmert sich eine Veranstaltungskauffrau um ganz verschiedene Veranstaltungen und Events. Bei diesen Events kann es um Veranstaltungen in Innenbereichen gehen, speziell in einem Außenbereich oder auch einer Kombination aus beiden.

Hier ist es wichtig, im Rahmen einer Veranstaltung optimal zu koordinieren, egal ob es beispielsweise Messen, Konzerte, Ausstellungen und ähnliche Projektevents zu konzeptionieren gilt. Ein solches Konzept bzw. eine Konzepterstellung steht im Rahmen des Berufsbildes Veranstaltungskauffrau und Veranstaltungskaufmann im Fokus. Dazu gehören unter anderem auch das Schreiben und Senden von Einladungskarten und sich um das Catering zu kümmern. Nicht zuletzt geht es natürlich auch darum, dem jeweiligen Event optisch einen tollen Rahmen zu verleihen und die Dekoration auszusuchen.
Bezüglich all dieser und ähnlicher Tätigkeiten dürfen Sie als Veranstaltungskauffrau natürlich nicht den vorgegebenen finanziellen Rahmen sprengen und müssen auf das zur Verfügung stehende Budget achten. Unter dem Strich geht es um professionelle Eventplanung und kompetentes Management. Eingesetzt werden Veranstaltungskaufleute zum Beispiel in Eventagenturen, Veranstaltungsbetrieben oder auch gerne in Cateringunternehmen.

Welche Events sind denkbar?

Es gibt letztlich eine Vielzahl denkbarer Events, welche einer professionellen Planung und Umsetzung bedürfen. Einige dieser Veranstaltungen wären zum Beispiel Messen, Stadtfeste sowie Konzerte. Das jeweilige Thema kann dabei beliebiger Art sein, denn im Fokus steht die Konzeption samt Kostenkalkulation an sich. Das gilt auch für Firmenfeiern und ähnliche Feste und Feiern.

Messe

Um eine Messe professionell auf die Beine zu stellen, bedarf es zahlreicher Einzelschritte und Prozesse, welche gekonnt einander bedingen und ineinander eingreifen. Um diese Prozesse kümmert sich die Kauffrau. Was macht eine Veranstaltungskauffrau im Rahmen einer Messe? Beispielsweise kümmert sie sich um die Lokation, um die Verteilung der Messestände, benötigte Dienstleister, die Präsentation der Messeprodukte und die optische Ausstellung.

Konzerte

Konzerte werden immer wieder gerne besucht, ganz gleich welcher Musikgeschmack vorherrscht und präsent ist. Damit das jeweilige Konzert ein Erfolg wird und Besucherinnen und Besucher erfreut, gilt es sowohl auf die Bühnentechnik als auch für die Beleuchtung zu achten. Dafür ist die Veranstaltungskauffrau ebenso zuständig wie für etwaige Sitzplätze, WC-Kabinen und dergleichen. Eine kaufmännische Nachbereitung der Konzerte und ähnlicher Events gehört ebenfalls in das Aufgabengebiet der Veranstaltungskauffrau.

Stadtfeste

Stadtfeste bieten den Bewohnern einer Stadt die wunderbare Möglichkeit der Begegnung und des kulturellen bzw. des künstlerischen Austauschs. Um das zur vollsten Zufriedenheit aller Beteiligten möglich zu machen, bedarf es auch hier eines verlässlichen und transparenten Konzepts. Was macht eine Veranstaltungskauffrau, um ein solches Stadtfest zu einem gelungenen Event zu machen? Am Anfang stehen wie immer die Kostenkalkulation und der Vergleich diverser Dienstleister, welcher bei der Umsetzung benötigt werden. Entweder macht ein Vergleich der Preis-Leistungs-Verhältnisse Sinn oder bestimmte Unternehmen bzw. Freiberufler sind bereits aus anderen Eventplanungen bekannt und können direkt engagiert werden.

Firmenfeiern

Nicht nur für große Events ist die Veranstaltungskauffrau bzw. der Versicherungskaufmann zuständig. Auch kleinere Veranstaltungen bedürfen der korrekten Planung und Konzeption im Vorfeld. Davon sind Firmenfeiern nicht ausgeschlossen, egal um welche Branche es geht, ob das gesamte Unternehmen eine solche Feier planen lassen möchte oder nur eine Abteilung. In jedem Fall gilt hier die gleiche oder zumindest ähnliche Vorgehensweise wie bei der Planung anderer Events. Kosten, Budget und Dienstleister werden analysiert und entsprechend verteilt und eingesetzt.

Tätigkeiten einer Veranstaltungskauffrau

Die Tätigkeiten einer Veranstaltungskauffrau reichen von der Kostenaufstellung bis hin zur Einholung von Angeboten und Umsetzung einzelner Prozesse. Die konkreten Prozesse richten sich dabei nach dem entsprechenden Event, unter anderem auch, ob dieses drinnen oder draußen stattfindet, ob Sitz- oder Stehplätze angeboten werden und wie groß die zu erwartende Besucherzahl sein wird. Es gilt bei der Konzeptentwicklung einer Veranstaltung auch die Zielgruppe in den Fokus zu setzen, denn genau diese gilt es im Rahmen einer Eventplanung umfassend zu berücksichtigen.
In den Aufgabenbereich einer Veranstaltungskauffrau fällt dabei nicht nur das Einholen diverser Dienstleistungsangebote von Handwerkern, Elektrikern und Co., sondern auch das Erstellen von eigenen Angeboten. Ein wichtiger Aufgabenbereich besteht des Weiteren darin, potenzielle Kunden zu beraten und Bestandskunden zu betreuen. Nicht zuletzt fällt natürlich auch der administrative Teil an, zum Beispiel jener der Erfolgsstatistiken und Kontrollen sowie der Erstellung von Rechnungen. Veranstaltungskaufleute wohnen dann schließlich auch selber dem Event bei und haben ein Auge darauf, dass die geplanten Prozesse ordnungsgemäß in die Tat umgesetzt werden.
Mitunter kann es sein, dass sie korrigierend in das Geschehen eingreifen müssen, zum Beispiel wenn die Anzahl der Gäste mehr sind als eingeplant, wenn die Musik- oder Lichtanlage Probleme bereitet oder wenn andere Komplikationen auftauchen. Dann gilt es schnell zu reagieren, sodass sich die Gäste weiterhin optimal umsorgt und betreut fühlen. Nicht zuletzt fallen auch die Marketingmaßnahmen für die Events in den Aufgabenbereich der Eventprofis. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn die Zahl der Gäste nicht vorgegeben ist, sondern erreicht werden soll. Damit ein Konzert oder ähnliches Event auch tatsächlich alle Karten verkauft bekommt, macht eine zielgruppenbezogene Marketingkampagne Sinn.

Zielgruppenorientiertes Marketing für Events

Was macht eine Veranstaltungskauffrau im Rahmen diverser Marketingkampagnen? Auch was die Kategorie Werbung und Marketing anbelangt, müssen Veranstaltungskaufleute kreativ sein. Dabei behalten sie natürlich die Zielgruppe im Blick, egal ob es beispielsweise um ein Messe-Event in Köln geht, um Open-Air-Events in Düsseldorf oder um ähnliche Veranstaltungen. Event ist dabei noch lange nicht Event, wobei das auch für die verschiedenen Gattungen und Genres geht.
Wichtig ist unter anderem auch die Altersgruppe und um welche Band es konkret geht bzw. um welche visuelle Tonalität einer Veranstaltung. Zwecks Marketings nutzen die Eventprofis auch die sozialen Netzwerke, schalten Werbeanzeigen im Allgemeinen oder beispielsweise Google Ads im Besonderen. Sind die Werbemaßnahmen erfolgreich, können in der Regel alle Plätze und Karten verkauft werden, sehr zur Zufriedenheit des jeweiligen Veranstalters.

Fazit

Veranstaltungskaufleute befassen sich unter dem Strich mit einer Vielzahl an interessanten und fachspezifischen Aufgaben. In der Regel steht ihnen ein bestimmtes Budget zur Verfügung, mit welchem sie ein Event von A bis Z organisieren. Die Kalkulation der Kosten und die Erstellung der Werbemaßnahmen ist dabei genauso wichtig wie Catering, Unterhaltung, Dekorationen und dergleichen. Nicht zu vergessen auch die Licht- und Tontechnik, wenn es um den Aufbau von Bühnen geht.
Unter Umständen gilt es auch, Einladungen zu kreieren und diese dann zu versenden. Werden bestimmte Aufgaben nicht selbst übernommen, müssen diese an Fachpersonal delegiert werden. Ein Zeltverleih aus Dortmund zum Beispiel ist ein großartiger Partner bezüglich jener Events, die draußen stattfinden. Zelte sind vor allem deshalb sinnvoll, weil die Gäste dann bei schlechtem Wetter Schutz finden und sich dennoch amüsieren können. Die Veranstaltungskaufleute sind auch während der Veranstaltungen selbst vor Ort und sind für einen komplikationsfreien Ablauf zuständig.