Die Planung einer Tagung ist immer eine komplexe Aufgabe, egal ob es sich um ein kleines Firmentreffen oder eine große internationale Online Marketing Konferenz handelt. Bei der Programmplanung, der Organisation der Tagung und der Vorwegnahme aller Details, die mit einer solchen Veranstaltung einhergehen, gibt es Tausende von Dingen zu beachten. Um eine Online Marketing Konferenz zu einem guten Ereignis zu machen, müssen Sie also ein paar obligatorische Schritte unternehmen – der Erfolg Ihrer Veranstaltung und damit Ihres Business hängt davon ab.

Bestimmen Sie die Ziele Ihrer Veranstaltung

Und etwas sehr Wichtiges: Sind Ihre Ziele mit den globalen Zielen Ihres Unternehmens verknüpft? Veranstaltungen sind ein wunderbares Instrument, das Ihnen bei der Umsetzung Ihrer Marketing-, Verkaufs- oder Employer-Branding-Strategie helfen kann. Wenn Sie die globalen Ziele Ihres Unternehmens kennen, können Sie realistische, erreichbare und messbare Ziele für Ihre Veranstaltung oder Ihre Online Marketing Konferenz festlegen, die mit diesen Zielen verknüpft werden können:

• Ermittlung der Anzahl der Gäste und Erzielung eines Gewinns (für Konferenzen);
• die Anzahl der generierten Anfragen und die Anzahl der mit Kunden vereinbarten Termine (für Messen und geschlossene Veranstaltungen);
• Veränderungen des Mitarbeiterengagements in den nächsten drei Monaten (für Schulungen und Employer-Branding-Veranstaltungen) usw.;

Der Auftrag wird dadurch bestimmt, warum Sie diese Gruppe von Menschen zusammenbringen wollen und welchen Wert die Konferenz hat. Um Menschen für Ihre Konferenz zu gewinnen, muss das Thema klar sein, das Programm muss interessant und nützlich für die Teilnehmer sein.

Aufstellung eines Budgets für die Konferenz

Die Festlegung des Budgets für Ihre Konferenz ist keine leichte Aufgabe, denn es gibt viele Faktoren zu berücksichtigen, von denen Ihnen sicherlich einige entgehen werden. Die Ermittlung des Gewinns und der Kosten vor der Tagung ist anhand folgender Kriterien möglich: Anzahl der Gäste, Art der Veranstaltung (online, hybrid oder persönlich), bevorzugter Veranstaltungsort, Länge des Tagungsprogramms, internationale Beteiligung, zusätzliche Aktivitäten außerhalb des strikten Programms und – nicht zuletzt – Sponsoring. Bei der Aufstellung des Budgets sollten Sie auch die Location, die eingeladenen Gastredner und die Honorare, die Sie ihnen zahlen müssen, berücksichtigen und eventuell einen Stand organisieren, an dem die Aussteller ihre Werbematerialien, Broschüren und Videopräsentationen präsentieren können.

Planung

Die Wahl des Ortes und des Datums der Veranstaltung sind zwei wichtige Faktoren, die den weiteren Verlauf des Projekts bestimmen werden. Die Erforschung der Kongresssäle sollte sofort beginnen. Im Marketingbereich entstehen immer wieder neue Verbände, die mehrere Konferenzen organisieren, und es ist wichtig, sich auch über deren geplante Veranstaltungen zu informieren, um Interessenkonflikte zu vermeiden.

Location

Sie sollten auf jeden Fall auch die Unterbringung Ihrer Gäste, Aussteller und Gastredner auf Ihrer Online Marketing Konferenz einplanen. Wenn Sie Ihre Veranstaltung in Deutschland planen, können Sie sich an ein Tagungshotel Baden-Württemberg wenden, das genau für diese Art von Veranstaltungen geeignet ist. Oder, wenn Ihre Veranstaltung in Österreich stattfinden soll, suchen Sie ein geeignetes Tagungshotel in Wien, das Ihren Anforderungen entspricht – Sie werden sicher ein passendes finden. Achten Sie bei Ihren Recherchen und Gesprächen mit Vertretern potenzieller Veranstaltungsorte auf das Budget, die thematische Eignung, die Lage (zentral, gut erreichbar), die Einrichtungen, die Umwelt- und Gesundheitsvorschriften und das Personal vor Ort.

Technische Ausstattung

Unabhängig von der Art der Veranstaltung gibt es immer einen Bedarf an technischer Unterstützung – von Bildschirmen für Präsentationen im Saal bis hin zu Kameras, die live auf eine Online-Plattform übertragen. Wenn Sie sich für ein technisches Unternehmen entscheiden (falls Sie ein solches benötigen), sollten Sie sich stets über dessen frühere Veranstaltungen informieren und prüfen, ob es in der Lage ist, Ihre Anforderungen zu erfüllen. Wenn es sich um eine Online-Veranstaltung handelt, sind die Techniker die Hauptakteure, die den Kongress für die Teilnehmer zugänglich machen, so dass die Auswahl einer Firma nicht unterschätzt werden sollte.

Branding der Veranstaltung – ein wichtiger Schritt zu ihrem Erfolg

Der Name und das Thema der Veranstaltung stehen in direktem Zusammenhang mit ihrer Förderung. Das Webdesign und die Delegiertenpakete geben den Ton der Konferrenz an. Bei der Wahl des Designs müssen Sie Ihre starke Persönlichkeit hervorheben und das Interesse der potenziellen Teilnehmer wecken. Das Branding entwickelt die Vision und hilft, den Charakter der Veranstaltung zu definieren.

• Name der Veranstaltung: Der erste wichtige Schritt – der Name der Veranstaltung ist das erste, was die Teilnehmer sehen, daher sollte er Ihre Vision für die Veranstaltung widerspiegeln.
• Logo, Farben, Typografie: Es muss über alle Berührungspunkte hinweg konsistent sein.
• Website-Design, E-Mail, Beschilderung usw.: Jeder Punkt muss nicht übermäßig auffallen, aber die einzelnen Elemente sollten zusammenpassen, um das Gesamtkonzept zu unterstützen.

Planung des Konferenzprogramms

Der Bildungswert einer Konferenz ist für die Teilnehmer von größter Bedeutung. Gastredner und besondere Gäste sollten sorgfältig ausgewählt werden, da sie einen weiteren faszinierenden Aspekt einbringen. Der richtige Redner ist einer, der die Teilnehmerzahl erhöhen kann. Es gibt zwei Möglichkeiten, Referenten anzuwerben:

Aufforderung zur Einreichung von Themen

Wenn Sie eine engagierte Community haben, ist eine offene Aufforderung zur Einreichung von Themen eine gute Möglichkeit, Ihre Partner und Kunden als Redner einzusetzen. Bei einer offenen Aufforderung müssen die Teilnehmer in der Regel eine Zusammenfassung des Themas einreichen, in der das Thema und sein Wert beschrieben werden. Nach Prüfung der eingereichten Abstracts wählt Ihr Team die Referenten aus und kommuniziert mit denen, die ausgewählt wurden, und denen, die nicht ausgewählt wurden.

Persönliche Einladung von Gastrednern

Wenn Sie bestimmte Personen im Auge haben, können Sie sie einladen, auf Ihrer Veranstaltung zu sprechen. Wenn Sie einen potenziellen Redner ansprechen, sollten Sie ihm überzeugende Informationen über die Veranstaltung und das Publikum geben und ihm Ihre Begeisterung für seine Teilnahme an der Veranstaltung vermitteln. Denken Sie daran, dass eingeladene Gastredner oft eine Vergütung erwarten und dass ihnen Reise und Unterkunft zur Verfügung gestellt werden.

Das Programm sollte inhaltsreich sein, aber auch Zeit zur Entspannung bieten. Freizeitaktivitäten sind immer eine gute Möglichkeit, Dampf abzulassen. Hier kommt die Rolle des Veranstaltungsortes ins Spiel, denn je größer die Auswahl an Aktivitäten ist, desto zufriedener sind die Teilnehmer. Aus diesem Grund wäre die Wahl eines Tagungshotels Baden-Württemberg die perfekte Wahl, wenn Ihre Veranstaltung in Deutschland stattfindet.

Laden Sie Sponsoren und Aussteller ein

Neben den Anmeldegebühren sind die Sponsoren die wichtigste Quelle zur Deckung der Kosten. Das Budget der Veranstaltung hängt von ihrer Unterstützung und ihrer Anzahl ab, daher ist es äußerst wichtig, sich an Unternehmen zu wenden, die sich auf Ihren Bereich spezialisiert haben. Die Sponsoren werden in der Regel in verschiedene Kategorien eingeteilt, je nach ihrem finanziellen Beitrag zur Veranstaltung.

Die Kategorien stehen für die Vorteile und Privilegien, die das Unternehmen während der Tagung genießt, wie z. B.: Markenlogo auf dem Hauptdesign, Präsentationsfläche im Programm, Stand auf der Ausstellung usw. Der Aufbau einer Beziehung zu den Unternehmen während des Prozesses wird ihre Loyalität und ihr Sponsoring für zukünftige Veranstaltungen sicherstellen.

Erstellung eines Marketing- und Werbeplans

Wenn Sie einen Plan für die Werbung für Ihre Veranstaltung erstellen, müssen Sie konkrete Marketingziele festlegen. Der prozentuale Anteil der Teilnehmer, der in den ersten Schritten der Planung des Kongresses vorgesehen ist, ist der wichtigste Ausgangspunkt für die Entwicklung des Zeitplans. Internetplattformen sind die Hauptinformationsquelle, daher sollten Sie sich auf die Werbung im Internet konzentrieren. Die Erstellung einer Website für die Veranstaltung und die Veröffentlichung in den sozialen Medien erhöhen die Reichweite für potenzielle Teilnehmer. Sie können wöchentliche Ziele für die Anzahl der erreichten und für die Veranstaltung angemeldeten Personen festlegen, um den Erfolg Ihrer Werbekampagne zu verfolgen.
Neben dem Online-Marketing sind Broschüren und Plakate eine weitere Möglichkeit, Werbung zu machen. Die Wahl eines ansprechenden Designs und die Platzierung der Plakate an strategischen Orten sind die wichtigsten Aspekte, auf die man sich konzentrieren sollte. Der Inhalt des Werbematerials sollte Redner, Sponsoren und Höhepunkte des Programms enthalten. Das Marketing ist für eine erfolgreiche Veranstaltung von größter Bedeutung, daher sollte die Erstellung eines einheitlichen Plans oberste Priorität haben.

Was sind die Hauptvorteile, wenn Sie professionelle Organisatoren für Ihre Online Marketing Konferenz wählen?

Da die Organisation einer Konferenz viel Zeit, Mühe und Energie erfordert und es immer möglich ist, etwas zu übersehen, können Sie sich für die gesamte Vorbereitung und Organisation Ihrer Veranstaltung auf eine spezialisierte Agentur verlassen. Überlegen Sie sich einen innovativen Ansatz, wie Sie Ihren Kunden, Partnern und Mitarbeitern die führenden Geschäftstrends präsentieren können. Nutzen Sie die Möglichkeiten der Unternehmenskommunikation im Internet und passen Sie Ihr Unternehmen an das neue technologische Umfeld an. Zu den wichtigsten Vorteilen der Zusammenarbeit mit professionellen Veranstaltern gehören:

• Originelle Lösungen für verschiedene Arten von Veranstaltungen, nicht-traditionelle Formate und beeindruckende Szenarien für den Ablauf von Veranstaltungen;
• Umfassende Erfahrung mit Veranstaltungsorten und Kenntnis aller damit verbundenen potenziellen Risiken;
• Vorzugskonditionen auf der Grundlage einer langjährigen Partnerschaft und Erfahrung mit einer Reihe erfolgreich durchgeführter Projekte;
• Vertrauenswürdige Partner aller Unterauftragnehmer und die Möglichkeit, Vorzugskonditionen anzubieten;
• Gute Teamkoordination und präzise Ausführung vor Ort;
• Kreative Ideen für alle Elemente der Veranstaltung;
• Liebe zum Detail und präzise Ausführung;