Als Betriebsinhaber ist es wichtig, zu verstehen, was als Büroausstattung und Geschäftsausstattung definiert wird. Die Kenntnis darüber ist aufgrund der steuerlichen und versicherungsrechtlichen Auswirkungen von grundlegender Bedeutung für einen erfolgreichen Geschäftsbetrieb. Aus steuerrechtlicher Sicht können Sie als Betriebsinhaber die Kosten für alle angeschafften Gegenstände, die als Büro- und Geschäftsausstattung gelten, von der anfallenden Steuer absetzen und/oder diese über mehrere Jahre hinweg abschreiben.
Auswirkungen auf Versicherungsdienstleistungen
Darüber hinaus hat die Definition Auswirkungen auf etwaige Versicherungspolicen: So ist es möglich, dass bestimmte Gegenstände oder Arbeitsmittel vom gewählten Versicherungstarif nicht gedeckt sind, da die jeweilige Ausstattung nicht explizit als Büro- oder Geschäftsausstattung deklariert oder nicht als solche anerkannt wurde.
Dies bedeutet, dass Sie als Betriebsinhaber exakt wissen müssen, welches Material und welche Arbeitsmittel unter die Definition fallen. Nur so stellen Sie sicher, dass Sie einerseits anfallende Betriebskosten optimal steuerlich geltend machen und andererseits einen umfassenden, aber zugleich effizienten Versicherungsschutz genießen.
Dadurch können Sie Steuervorteile maximieren – aber ebenso auch sicher sein, dass alle notwendigen Gegenstände und Einrichtungen adäquat geschützt und versichert sind.
Vor allem, wenn Sie ein Start-up gründen, sind Sie gut beraten, die Definitionen zu verstehen, um bereits bei der Firmengründung die bestmöglichen finanziellen Vorteile und zudem einen ausreichenden Schutz für Ihre Investitionen zu erlangen.
Büro und Geschäftsausstattung im Überblick
Alle Elemente, die in einem Büro benötigt werden, um eine professionelle Umgebung zu schaffen, gelten als Büroausstattung. Die spezifische Ausstattung variiert je nach Art des Unternehmens und den Arbeitsmethoden, die zur Anwendung kommen. Es ist naheliegend, dass ein Callcenter über eine andere Büroausstattung verfügt als ein Unternehmen, das Software entwickelt, wenngleich es bei der Ausstattung Schnittmengen gibt und die Mitarbeiter beide Dienstleistungen aus Büros heraus erbringen. Allgemein gebräuchliche Büromöbel sind Schreibtische, Aktenschränke, sonstige Schränke, Stühle und Regale.
Weiterhin gehören die EDV- und Telekommunikationsausstattung wie PCs und Drucker sowie Geräte, die zur Nutzung des Inter- und Intranets erforderlich sind, zur normalen Büroausstattung. Hierzu zählen zudem sämtliche Telefone und Geräte, die beispielsweise notwendig sind, um Videokonferenzen abzuhalten. Hinzu kommen diverse Kleingeräte, wie etwa USB-Hubs.
Büroausstattung
Andere Geräte wie Kopierer oder Faxgeräte sind ebenfalls oft Teil der Büroausstattung.
Grundsätzlich zählen auch Ruhemöglichkeiten wie Sofas oder Sessel zur Büro- und Geschäftsausstattung, wenn diese entweder dazu dienen, den Mitarbeitern Erholung zu ermöglichen oder Besuchern beziehungsweise Kunden einen Empfang in angenehmen Räumen zu gewährleisten.
Unscheinbar, aber ebenfalls zur Büroausstattung gehörig, sind Kabel und lizenzierte Software.
Vor allem die notwendige Verkabelung geht mit nicht zu unterschätzenden Kosten einher – dies betrifft nicht nur die Verlegung der Kabel durch Fachfirmen, sondern auch die Materialkosten. Wenn Ihre Firma beispielsweise in der Hochtechnologiebranche tätig ist, stellen leistungsfähige Kabel einen beträchtlichen Kostenfaktor dar.
Betriebsausstattung
Die Betriebsausstattung beziehungsweise Firmenausstattung umfasst alle Elemente, die Ihr Unternehmen zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Dazu gehören sowohl physische als auch immaterielle Gegenstände. Im Bereich der physischen Arbeitsmittel sind dies insbesondere Maschinen, Werkzeuge und sämtliche Anlagen, die Ihr Unternehmen benötigt, um Güter zu produzieren, zu veredeln und weiterzuverarbeiten.
Darüber hinaus umfasst die Betriebsausstattung den gesamten Fuhrpark, soweit die dort verfügbaren Fahrzeuge für den Geschäftsbetrieb notwendig sind. Im Bereich der Software gibt es Überschneidungen zur Büroausstattung, soweit es etwa Kalkulationsprogramme, Software zur Textverarbeitung oder digitale Lösungen zur Buchführung betrifft.
Außerdem kommen in vielen Betrieben spezialisierte Softwarelösungen zum Einsatz: Deren Einsatz beschränkt sich keinesfalls auf übliche PCs; Software steuert inzwischen so gut wie alle Anlagen zur industriellen Fertigung, wobei dies nicht lediglich die Produktion betrifft, sondern auch die Überwachung der gesamten Versorgungs- und Vertriebskette sowie das Sicherheitsmanagement und, je nach Branche, weitere Bereiche.
Schriftstücke und Unterlagen
Zusätzlich sind schriftliche Unterlagen jeglicher Art Bestandteil der Betriebsausstattung beziehungsweise Firmenausstattung. Dies umfasst beispielsweise Handbücher, Vertragsdokumente, Rechnungsunterlagen sowie andere schriftliche Dokumentationen. Als weiterer Bestandteil gehören hierzu Präsentationsmaterialien und Broschüren sowie Visitenkarten oder andere Materialien, welche Ihr Unternehmen verwendet, um für sich zu werben und Kunden auf die angebotenen Produkte hinzuweisen.
Abschließend stellt die Mitarbeiterausstattung einen Teil der Betriebsausstattung dar. Zu dieser gehört grundsätzlich jegliches Equipment, welches notwendig ist, um zu gewährleisten, dass die Mitarbeiter die ihnen übertragenen Aufgaben bestmöglich und unter sicheren Bedingungen erledigen. Deshalb umfasst dieser Bereich Sicherheitsausrüstung wie Atemschutzmasken oder Handschuhe ebenso wie bestimmte Kleidung, die dazu dient, die Mitarbeiter als Mitglieder Ihres Unternehmens kenntlich zu machen.
Büromaterialien
Als Büromaterialien gelten alle Gegenstände, die in einem Büro benötigt werden, um effektive Arbeit zu leisten. Dazu gehören Papierprodukte wie Druckerpapier, Kopierpapier sowie Briefumschläge und Umschläge, einschließlich notwendiger Briefmarken.
Weitere Büromaterialien sind Ordner, Klemmbretter und Aktenordner zur Verwaltung von Unterlagen, Stifte und Notizbücher für Aufzeichnungen, Papierschere, Lineale und Radiergummis. In den meisten Büros sind zudem Toner- oder Farbdruckerpatronen für Laser- oder Tintenstrahldrucker. Im Gegensatz zur Büroausstattung handelt es sich bei Büromaterial in der Regel um Verbrauchsgüter.
Fuhrpark
Der Fuhrpark umfasst alle Fahrzeuge, die Ihr Unternehmen benötigt, um einen reibungslosen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten. Dementsprechend zählen zum Fuhrpark etwa Fahrzeuge, mit denen Ihre Mitarbeiter Lieferungen durchführen oder zu Kundengesprächen fahren, aber auch Transportfahrzeuge, mit denen Rohmaterialien von einem Erzeuger zu Ihrem Unternehmen gebracht werden.
Je nach Branche gehören weitere Fahrzeuge zum Fuhrpark, wie beispielsweise Baumaschinen oder spezielle Transportfahrzeuge. Ein Fahrzeug ist damit prinzipiell ein Werkzeug, welches dazu dient, die unternehmerischen Zwecke und Ziele zu erfüllen. Diese Definition ist insbesondere im Hinblick auf die steuerliche Absetzbarkeit wichtig.
Arbeitsgeräte
Arbeitsgeräte sind Werkzeuge, Maschinen oder andere technische Geräte, die Ihr Unternehmen zur Erledigung bestimmter Aufgaben benötigt. Da Arbeitsgeräte stets dem unternehmerischen Zweck dienen müssen, bezeichnen sie je nach Branche unterschiedliche Geräte. Beispielsweise benutzt ein Bauarbeiter Schubkarren und Betonmischer als Arbeitsgerät, während ein Schreiner Sägen, Hobel und den Rohstoff Holz verwendet. Im Dienstleistungssektor zählen hingegen etwa Computer und Smartphones zu den Arbeitsgeräten.
In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass Computer und Smartphones auch im Baugewerbe und im Handwerk zu den Arbeitsgeräten gehören, wenn diese notwendig sind, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. Zu diesen Aufgaben gehören etwa die Rechnungsstellung, die Kommunikation mit Kunden und Mitarbeitern sowie die Personalverwaltung.
Schutz der Büro und Geschäftsausstattung
Sie sollten Ihre Büro- und Geschäftsausstattung stets ausreichend versichern, um finanzielle Schäden infolge unerwarteter Ereignisse zu vermeiden. Eine Inhaltsversicherung schützt Sie vor den finanziellen Folgen eines möglichen Verlusts durch Feuer, Sturm, Vandalismus oder Diebstahl Ihrer Geschäftsausstattung.
Eine solche Versicherung sichert sämtliche Schäden ab, die an der kaufmännischen und technischen Betriebsausstattung entstehen, wozu auch sämtliche Waren und Vorräte gehören.
Eine solche Versicherung ist für Unternehmen unbedingt empfehlenswert, da sich ansonsten im Schadensfall hohe Kosten ergeben können, die Sie womöglich finanziell ruinieren.
Wenn Sie Ihren Betrieb und das dortige Inventar umfassend absichern, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen beim plötzlichen Verlust seiner Einrichtung (oder erheblicher Beschädigung) vor den schwersten finanziellen Folgen geschützt ist und Sie in der Lage sind, die Produktion oder das Angebot von Dienstleistungen schnell wiederaufzunehmen.
Fazit
Achten Sie auf einen ausreichenden Versicherungsschutz, um die Folgen von Schadensereignissen abzumildern. Mit einer Inhaltsversicherung sichern Sie Ihre gesamte Büro- und Geschäftsausstattung vollständig ab. Die Kenntnis darüber, welche Geräte und Arbeitsmittel zur Büro- und Geschäftsausstattung gehören, hilft Ihnen zudem dabei, Ihr Unternehmen in steuerlicher Hinsicht zu optimieren.
Vor allem für junge Start-ups ist es wichtig, die Eigenheiten des oftmals komplexen Steuerrechts zu kennen, um bereits zu Beginn eine solide finanzielle Grundlage zu schaffen, auf welcher der weitere geschäftliche Erfolg gedeiht.