Bietet ein Büro Sekretariat Entlastung für Unternehmer?

Ein Sekretariat beinhaltet ein breites Aufgabenspektrum im Tagesgeschäft. Der Wandel im beruflichen Bereich der Sekretariatstätigkeiten hat dazu geführt, dass die zu erledigenden Tätigkeiten wesentlich verantwortungsvoller und breiter gefächert geworden sind. Das Ziel, dem alle diese Aufgaben untergeordnet sind, besteht darin, den Chef möglichst effektiv bei seiner Tätigkeit zu unterstützen und auf diesem Weg eine Entlastung für Unternehmer zu bieten.

Zu einer effektiven Entlastung für Unternehmer gehören mittlerweile auch die teilweise Übernahme von Führungsverantwortung und die Beratung des Unternehmers. Dies setzt voraus, dass im Büro Sekretariat Mitarbeiter zur Verfügung stehen, die über einen hohen Ausbildungsstand verfügen. Nachfolgend stellen wir Ihnen in einem Überblick die wichtigsten Aufgaben des Sekretariats vor

Bearbeitung von E-Mails und sonstigem Schriftverkehr

Bei diesem Bereich der Tätigkeit hat das Sekretariat mehrere Aufgaben zu erfüllen. Zum einen muss dafür Sorge getragen werden, dass sämtliche Korrespondenz, die ein Unternehmen auf den verschiedenen Wegen erreicht, bearbeitet und kanalisiert wird. Dies ist für den Ablauf in einem Unternehmen von existentieller Bedeutung, weil die betrieblichen Abläufe verzögert werden können, wenn die Kommunikation nicht reibungslos funktioniert. Unter Umständen können sogar Fristversäumnisse auftreten, wenn entsprechende Nachrichten nicht oder an den falschen Empfänger im Betrieb weitergeleitet werden.

Des Weiteren hat das Sekretariat die Aufgabe, den Unternehmer bei seiner Korrespondenz zu unterstützen. Die Qualität des Sekretariats zeigt sich auch dadurch, mit welcher Selbstständigkeit die Erledigung dieser Korrespondenz vorgenommen wird. Der Anspruch an ein modernes Sekretariat besteht darin, die Korrespondenz für den Unternehmer eigenverantwortlich, also auf Basis eigener Formulierungen der erstellten Schreiben, zu erledigen. Dies setzt voraus, dass über gute sprachliche Fähigkeiten verfügt wird, die sowohl die Rechtschreibung und die Grammatik als auch den Gebrauch der Sprache betreffen. Die Korrespondenz, die das Unternehmen verlässt, gehört zur Visitenkarte des Unternehmens und beeinflusst die Außenwirkung in starkem Maße.

Führen von Telefonaten

Eine weitere Kernaufgabe für das Sekretariat besteht in der Erledigung der anstehenden Telefonate. Im Zuge dieser Tätigkeit ist das Sekretariat die Stimme des Unternehmens und des Unternehmers. Die grundlegende Anforderung, um diese Tätigkeit den Anforderungen entsprechend zu erfüllen, besteht in der Zuverlässigkeit. Die Unternehmer müssen sich darauf verlassen können, dass zugesagte oder angefragte Rückrufe erledigt werden und besonders darauf, dass eine telefonische Erreichbarkeit gewährleistet wird.

Des Weiteren müssen Informationen, die das Unternehmen telefonisch erreichen, an die richtigen Stellen im Unternehmen weiter kommuniziert werden. Zusätzlich sollte das Sekretariat bei der Erledigung der Telefonate eine höfliche, verbindliche und sprachlich hochwertige Form der Kommunikation verwenden. Diese positive und zuverlässige Form der Kommunikation trägt auch zur Zufriedenheit der Geschäftspartner und der Kunden bei.

Erledigung der Organisation von dienstlichen Reisen

Die gesamte dienstlich begründete Reiseorganisation sollte durch das Sekretariat erledigt werden. Zu diesem Punkt gehört die Planung der für die Reise genutzten Verkehrsmittel und auch gegebenenfalls die Reservierung von Unterkünften während der Reise. Zusätzlich können sämtliche Bereiche der inhaltlichen Vorbereitung der Reise, wie das Zusammenstellen der notwendigen Unterlagen, oder inhaltliche Vorbereitung von dienstlichen Gesprächen in die Hände des Sekretariates gelegt werden. Dies hält dem Unternehmer den Rücken frei, um sich bei einer Geschäftsreise ausschließlich auf die geschäftlichen Belange konzentrieren zu können.

Übernahme des Terminmanagements

Die zuverlässige Verwaltung der dienstlichen Termine durch das Sekretariat ist ein Tätigkeitsbereich, der den Unternehmer von einer wichtigen organisatorischen Aufgabe entlastet. Ein gut strukturierter und geordneter Tagesablauf hilft, den beruflichen Aufgaben auf maximal effektive Weise nachzukommen und stellt somit auch einen nicht unerheblichen Baustein für den Erfolg des Unternehmens dar.

In einem gut und effektiv arbeitenden Sekretariat gehört es zum Terminmanagement, nicht nur die anstehenden Termine zu koordinieren, sondern möglichst eigenverantwortlich auch eine Filterfunktion zu übernehmen. Diese Filterfunktion besteht darin, nur solche Termine tatsächlich zu vereinbaren, die von ausreichender Bedeutung für das Unternehmen sind. Auf der anderen Seite sind Terminanfragen abzulehnen, deren Wichtigkeit nicht ausreichend groß ist, um damit Arbeitszeit des Unternehmers zu binden.

Welche Auswirkungen hat der Wandel der Arbeitswelt auf die Tätigkeit des Sekretariates?

Die moderne Arbeitswelt hat dazu geführt, dass die Anforderungen an die Einsatzbereitschaft und die Flexibilität der Sekretariate in sehr hohen Maß ansteigen lassen. Die globaler gewordene Welt zeigt sich auch dadurch, dass die Tätigkeiten des Sekretariates nicht mit dem Ende der regulären Arbeitszeiten beendet sind. Dies ist insbesondere bei solchen Unternehmen der Fall, die weltweit tätig sind. Es können kurzfristige Anforderungen an die Sekretariate herangetragen werden, die mit Flexibilität und Eigenverantwortung erfüllt werden müssen. Möglicherweise muss eine Reisebuchung geändert werden oder eine Präsentation bedarf der Überarbeitung. In diesem Fall wird kurzfristige Hilfe durch das Sekretariat benötigt, wenn die Lösung dieser Probleme nicht auf den nächsten Morgen verschoben werden kann.

Kann ein externes Sekretariat den Unternehmer entlasten?

Das gesamte Leistungsspektrum, das durch einen eigenen Angestellten im Sekretariat abgebildet wird, kann auch durch ein externes Sekretariat übernommen werden. Die Leistungen, die Ihnen im Rahmen dieser Dienstleistung angeboten werden, decken das gesamte Spektrum der beschriebenen Sekretariatstätigkeiten ab. Die Ausgestaltung der Leistung kann frei verhandelt werden. Dies eröffnet Ihnen die Möglichkeit für Ihr Unternehmen ein individuelles Leistungspaket zu schnüren, das in seinem ganzen Umfang auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt wird. Sowohl die einzelnen zu erledigenden Tätigkeiten, als auch der zeitliche Umfang, der hier jeweils in Anspruch genommen werden soll, können im Rahmen eines bedarfsgerechten Leistungspaketes individuell festgelegt werden.

Wenn Sie in Bielefeld, Bad Pyrmont oder Hameln nach einem Anbieter suchen, den Sie mit der Erledigung der bei Ihnen anfallenden Sekretariatsaufgaben betrauen können, so haben Sie die Möglichkeit, sich an den Büroservice Bielefeld zu wenden. Dort kann für Sie ein bedarfsgerechtes Angebot erstellt werden. Die Vorteile, die sich hier für Sie ergeben können, liegen auf der Hand. Durch die Nutzung eines externen Sekretariates haben Sie die Möglichkeit Geld zu sparen, weil Sie nur die Leistungen bezahlen, die auch tatsächlich von Ihnen in Anspruch genommen werden. Wenn Sie den Büroservice Bielefeld mit der Erledigung Ihrer Sekretariatstätigkeiten beauftragen, profitieren Sie davon, sehr erfahrenes und äußerst professionelles Personal mit der Erledigung Ihrer Sekretariatsaufgaben zu betrauen.

Die Zusammenarbeit mit einem externen Sekretariat lernen Sie, als Unternehmer dann zu schätzen, wenn ein kurzfristiger Bedarf an Personal entsteht. Hier kann ein externes Sekretariat spontane Hilfe bieten, die durch festangestellte Mitarbeiter in dieser Situation nicht erbracht werden kann.

Fazit

Grundsätzlich ist es für den Unternehmer als sinnvoll zu betrachten, die unterstützenden Aufgaben im unternehmerischen Tagesgeschäft an ein Sekretariat weiterzugeben, um selber den Rücken frei zu haben, sich mit den unternehmerischen Aufgabenstellungen zu befassen. Die Zeit, die durch die Erledigung der Sekretariatsaufgaben gebunden wird, fehlt für die Erledigung der unternehmerischen Hauptaufgaben.Auch wenn klar ist, das die Erledigung vieler Aufgaben im Unternehmen durch ein Sekretariat alternativlos ist, bleibt immer noch die Frage, ob es sinnvoller ist, hier das Sekretariat mit eigenem Personal zu besetzen oder ein externes Sekretariat in Anspruch zu nehmen.

Diese Frage lässt sich nur in Abhängigkeit vom Entwicklungsstand und der Größe des Unternehmens beantworten. Bei Unternehmen, die sich im Prozess der Existenzgründung befinden oder sehr klein sind, kann es sein, dass das Kapital nicht ausreichend ist, um eigene Mitarbeiter zu beschäftigen. Es ist zu berücksichtigen, dass hier nicht nur die Kosten des Gehaltes zu übernehmen sind, sondern auch die Kosten für die Sozialversicherung. Zusätzlich müsste der Unternehmer das Risiko einer Erkrankung des Mitarbeiters tragen. Bei der Lösung durch ein externes Büro Sekretariat, wird dieses Risiko durch den Vertragspartner übernommen. Auch wenn, gerade bei kleinen Unternehmen, nicht permanent das Büro besetzt sein kann, so ist es trotzdem wichtig, erreichbar zu sein. Hier bietet ein externes Sekretariat dem Unternehmer Entlastung.

Entscheidungskriterien

Was Sie natürlich bei der Entscheidungsfindung berücksichtigen sollten ist, dass Sie die Qualität der erbrachten Leistung nicht direkt vor Ort beurteilen können, da Sie nicht direkt im Unternehmen erbracht werden. Dies betrifft insbesondere die Bereiche der Postbearbeitung und die Qualität der erledigten Telefonate, die für das Erscheinungsbild des Unternehmens von herausragender Bedeutung sind.

Um auch diesen Aspekt angemessen in den Planungen zu berücksichtigen ist es wichtig, einen Partner zu finden, mit dem Sie das benötigte Dienstleistungspaket vollumfänglich abstimmen können. Wenn Sie in Bielefeld, Bad Pyrmont oder Hameln Ihre Sekretariatsaufgaben durch ein externes Sekretariat erledigen lassen möchten, können Sie den Büroservice Bielefeld in Anspruch nehmen und sich hier ein Angebot für die von Ihnen im Büro Sekretariat benötigten Dienstleistungen erstellen lassen. Dies gilt in besonderem Maße für kleinere oder neu gegründete Unternehmen, aber auch etablierte Unternehmen können durch die Zusammenarbeit mit einem externen Sekretariat entlastet werden.