Wie Zeiterfassungssysteme für kleine Unternehmen positiv das Arbeitsklima verbessern
Als Charlie Chaplin 1936 im Film „Moderne Zeiten“ in der Fabrik seiner Arbeit nachging, da war die Arbeitswelt noch einfach strukturiert. Alle begannen zur gleichen Uhrzeit. Nicht nur die Bandarbeiter, sondern auch die im Büro. Am Eingang von Unternehmen wurde per Karte gestempelt. Allerdings nur um zu sehen, wer zu spät kam oder wer gar nicht kam. Solche Lösungen machten das Thema Zeiterfassung der Mitarbeiter einfacher. Niemand musste Buch führen über Überstunden.
Heute ist das in den meisten Unternehmen anders. Klar, in einer Fabrik mit Schichtbetrieb oder im Krankenhaus usw. da gibt es einheitliche Arbeitszeiten. Aber überall dort, wo es möglich ist, wurde in der Regel die flexible Arbeitszeit eingeführt. Sie hatte den Vorteil, dass die Motivation der Mitarbeiter verbessert wurde. Denn im Vergleich zum Jahr 1936 stellten zahlreichen Untersuchungen fest, dass Angestellte deutlich produktiver sind, wenn sie mehr Freiheiten und Flexibilität genießen können.
Wir erklären Ihnen die Hintergründe und zeigen auf, wie heutzutage auch kleine Betrieben in den Genuss einer modernen Zeiterfassung per Software gelangen.
Flexible Arbeitszeiterfassung im Unternehmen – warum sie so sehr motiviert
In den letzten Jahrzehnten hat sich die Gesellschaft komplett umgekrempelt. Frauen und Männer in Deutschland möchten die Möglichkeit haben Familie, Karriere und Freizeit unter einen Hut zu bringen. Leider ist das nicht immer einfach zu koordinieren. Kinder werden krank oder müssen aus dem Kindergarten geholt werden. Es liegen wichtige Termine an, wie Arztbesuche oder Handwerker, die ins Haus müssen. Behördengänge müssen tagsüber erledigt werden. Bei starren Arbeitszeiten ist das schwierig zu gestalten. Daher haben zahlreiche Mitarbeiter mit den Füßen darüber abgestimmt, dass die Zeiterfassung flexibilisiert werden muss. Mit den Füßen deshalb, weil sie sich bevorzugt Arbeitsplätze gesucht haben, bei denen das möglich ist.
Meist waren es große Unternehmen, die den Anfang gemacht haben. Sie hatten die Ressourcen, um moderne Systeme einzuführen. Mittelständische Unternehmen mussten nachziehen, wollten sie nicht irgendwann ohne Bewerber dastehen. Heute noch viel mehr. In Zeiten von Social Media sprechen sich gute und schlechte Arbeitsbedingungen nun einmal schnell herum.
Heute ist es völlig normal, dass Menschen dann arbeiten können, wenn es ihnen am besten möglich ist. Die meisten genießen es sehr, weil sich dadurch ihr Leben gebessert hat. Aber nicht nur das. Flexible Bürozeiten sind im Grunde auch eine Art Vertrauensbeweis, den die Angestellten sehr zu schätzen wissen.
Moderne Zeiterfassungssysteme machen es möglich
Flexible Arbeitszeitmodelle stellen natürlich besondere Herausforderungen an die Zeiterfassung. Zum einen müssen die Mitarbeiter die Möglichkeit haben ihre Arbeitszeiten einzugeben, wenn sie gerade nicht im Büro sitzen. Zum anderen sollte ein Kartensystem eingerichtet werden, bei dem Zeiten ganz einfach mit dem Durchziehen einer Karte registriert werden.
Solche Optionen gibt es heute. Cloud-Software-Systeme wie Novatime ermöglichen es Arbeitszeiten auf einfachstem Wege zentral zu erfassen und auszuwerten. Die Daten lassen sich auf mehreren Wegen ins System spielen. Per App, per Browsersoftware oder eben durch Kartenlesegeräte. Dadurch wird die Zeit für jeden einzelnen Mitarbeiter möglichst vollständig registriert.
Am Ende des Monats kann ein Export erfolgen, der die Integration in die ERP Software erleichtert. So gelangen die Zeiten auf dem schnellsten Weg in die Lohnbuchhaltung.
Fazit: Digitale Arbeitszeiterfassung ist heute durch Cloud-Lösungen ganz leicht geworden. Selbst in kleinen Unternehmen lassen sie sich ganz einfach in die vorhandene IT integrieren.