Wie Sie Ihr Fremdfirmenmanagement erfolgreich koordinieren

Fremdfirmenmanagement bezeichnet den Einsatz von Arbeitnehmern von einer anderen Firma. In der Regel werden diese externen Mitarbeiter vom Facility Manager / Hausmeister eingewiesen. Der Facility Manager überwacht auch die Arbeitsweise der Arbeiter und kontrolliert die Arbeitsschutzvorschriften. Externe Firmen werden für bestimmte Aufgaben und Tätigkeiten herangezogen. Fremdfirmenmanagement erfolgreich koordinieren zu können, ist die Aufgabe des Facility Managers. In vielen Fällen ist der Facility Manager auch Fachkraft für Sicherheit am Arbeitsplatz. Die Koordination kann zeitaufwändig und umfangreich sein. Es müssen daher verschiedene Punkte berücksichtigt werden, um das Fremdfirmenmanagement erfolgreich koordinieren und leiten zu können.
Natürlich gibt es auch Risiken. Die Fremdfirmen kennen in der Regel nicht die genauen Arbeitsabläufe und müssen als erstes ausführlich eingewiesen werden, insbesondere bei gefährlichen und komplexen Prozessen. Aus diesem Grund ist die Koordination durch einen Facility Manager so immens wichtig.

Aufgaben eines Facility Managers

Der Facility Manager fungiert als eine Art Sicherheits-Koordinator für die Fremdfirma. Seine Aufgabe ist es, die externen Mitarbeiter auf potenzielle Gefahren bei der Arbeit und den jeweiligen Arbeitsprozessen hinzuweisen und zu informieren. Bei Reinigungsarbeiten werden die Reinigungskräfte vom Facility Manager ein Mal eingewiesen. Außerdem macht er sie mit dem Objekt vertraut und welche Bereiche besonders wichtig sind. Je ausführlicher und detaillierter die Einweisung ist, desto besser können die Unterweisungen umgesetzt werden. Die Arbeiter kennen dann ihre Aufgaben, wissen an welchen Orten sich Werkzeuge und andere wichtige Hilfsmittel befinden und können direkt loslegen. Bei Überprüfungen oder Wartungen von Maschinen verläuft die Koordination ähnlich. Die Abläufe bei den Maschinen sind gleich und die Unterweisung ist relativ simpel. Die Arbeitssituationen sind planbar.
Eine Herausforderung stellen außerordentliche Maßnahmen dar, die einen Betriebsablauf unterbrechen oder beeinträchtigen können. In diesem Fall muss der Facility Manager schnell handeln und eine passende Fremdfirma kontaktieren.
Planung ist für das Fremdfirmenmanagement daher das A und O. Als Facility Manager müssen Sie alle potenziellen Gefahren und Risiken kennen und notieren. Sie müssen sich dann auch Gedanken um potenzielle Firmen machen, die für die Arbeiten kontaktiert werden können. Facility Manager müssen für alle Notfälle vorbereitet sein. Die Planung wird zusammen mit der Geschäftsführung besprochen.

Bei der Planung der Unterweisungsvorlagen sollten bereits potenzielle Gefahren und gefährliche Bereiche erwähnt werden. Außerdem sollten in den Unterweisungsvorlagen wichtige Tipps und Tricks genannt werden, die die Arbeit möglicherweise erleichtern können. Für die Unterweisungsvorlage brauchen Facility Manager auch eine Gefährdungsbeurteilung der Fachkraft für Sicherheit am Arbeitsplatz. Unterweisungsvorlage und Gefährdungsbeurteilung sind für die Fremdfirma enorm wichtig.

Wie sieht die Koordination genau aus?

Arbeitsschutz ist essentiell für jede Unterweisungsvorlage und Ausschreibung. Bei der Arbeit sollte die Fremdfirma die Arbeitsschutzvorschriften und Standards kennen und berücksichtigen. Es sollten ebenfalls besondere Gegebenheiten oder Ausführungsorte bestimmt werden, z. B. bei längeren Arbeiten ist auch eine Hebebühne anstatt einer normalen Leiter gestattet.
Am Morgen treffen sich Facility Manager und die Mitarbeiter der externen Firma zur Einweisung und um alle Arbeitsabläufe genau zu besprechen. Die Tätigkeiten und die Arbeitsbereiche, in denen sich die Mitarbeiter aufhalten, werden genau dokumentiert. Außerdem wird die Schutzausrüstung angegeben, wenn diese für spezielle Arbeiten erforderlich ist. Die meisten Fremdfirmen haben einen Vorarbeiter. Dieser muss die Dokumentation der Tätigkeiten und Arbeitsschritte unterschreiben (rechtliche Vorschriften). Beide Parteien unterschreiben das Dokument. Dadurch sind die Mitarbeiter der externen Firma versichert. Das Unternehmen sichert sich dadurch ebenfalls ab. Nachdem der Vorarbeiter eingewiesen wurde, unterweist er die anderen Mitarbeiter, für die er verantwortlich ist. Nach der Unterweisung kann die Arbeit beginnen.
Falls es zu Missverständnissen bei Maßnahmen für den Arbeitsschutz oder einzelnen Arbeitsabläufen kommt, können sich beide Parteien auf das Dokument beziehen. Hier werden alle Parameter und Abläufe detailliert festgehalten. Die geleistete Arbeit wird vom Facility Manager genau überprüft. Facility Manager greifen auch ein, wenn Arbeitsabläufe nicht so wie besprochen durchgeführt werden. Am Ende des Arbeitstages begleitet der Facility Manager alle Mitarbeiter vom Gelände der Firma.

Optimale Koordination:

• Als erstes muss für das Fremdfirmenmanagement ein Koordinator bestimmt werden. Hierbei werden auch die Aufgabenstellungen und potenziellen Risiken und Gefährdungen festgelegt.
• Die Aufgaben müssen detailliert beschrieben werden, damit die externen Mitarbeiter bzw. der Vorarbeiter der Fremdfirma Bescheid wissen. Sehr wichtig sind z. B. Sicherheitsausrüstung und Brandschutz.
• Für die Koordination ist die Einweisung sehr wichtig. Die Mitarbeiter müssen die Produktionsabläufe und Maschinen genau kennen. Wenn möglich sollten alle Fragen im voraus geklärt werden. Als Ansprechpartner fungiert der Facility Manager.
• Der Facility Manager ist für die detaillierte Dokumentation verantwortlich.
• Wenn die Aufgaben erledigt sind, führt der Koordinator ein Gespräch mit dem Vorarbeiter. Außerdem ist er für die Überprüfung der Arbeit verantwortlich. Am Ende werden die Mitarbeiter vom Firmengelände begleitet.

Brandschutz

Neben der Sicherheit am Arbeitsplatz ist Brandschutz sehr wichtig. Für Heißarbeiten benötigen die Mitarbeiter einen speziellen Erlaubnisschein, um z. B. Schweißarbeiten durchführen zu dürfen. Heißarbeiten sind z. B. Auftauen, Trennschleifen oder Schweißen. Bei diesen Arbeiten wird mit enormer Hitze gearbeitet und es entstehen Funken. Mit dem Erlaubnisschein garantieren die Mitarbeiter, dass sie sich mit Heißarbeiten auskennen und genau wissen, welche Vorkehrungen und Maßnahmen im Brandfall zu treffen sind. In vielen Fällen muss eine Brandwache gestellt werden, die die Heißarbeiten genau überwacht und bei Gefährdungen sofort eingreifen kann. Für den Brandschutz sind die Vorgaben der Brandversicherung zu beachten. Klassische Vorgaben sind z. B. das Entfernen von brennbaren Stoffen, Maschinen und Materialien.

Fazit

Eine Fremdfirma zu beauftragen, kann in vielerlei Hinsicht sinnvoll für ein Unternehmen sein. Der Arbeitsschutz ist für eine Fremdfirma auch sehr wichtig. Viele fordern bereits eigenständig eine Gefährdungsbeurteilung an. Jede Partei möchte Unfälle vermeiden. Das Fremdfirmenmanagement sollte daher umfangreich und detailliert erfolgen. Es gibt mittlerweile verschiedene Seminare und Managementsysteme, die sich mit Arbeitsschutz beschäftigen. So werden die Mitarbeiter optimal auf die Arbeit und die Vorschriften vorbereitet.
Das Dokument, in dem alle Parameter festgelegt werden, ist entscheidend. Hier sollten alle wichtigen Punkte und potenzielle Gefährdungen aufgeführt werden. Neben den Sicherheitsvorkehrungen sollte hier auch die Koordination von Materialien und Geräten, die Unterbringung von Werkzeugen und andere wichtige Punkte erläutert werden. Der Arbeitsbereich sollte ebenfalls detailliert beschrieben werden, zumindest der Teil, in dem sich die externen Mitarbeiter aufhalten werden. Das Dokument wird von dem Facility Manager in Absprache mit der Unternehmensführung erstellt. Der Facility Manager sorgt auch dafür, dass alle Arbeitsschritte ordnungsgemäß erledigt werden. Er ist auch für die Überprüfung zuständig.